Top 10 Tipps für die Planung einer Firmenveranstaltung

Wie hoch ist Ihr Budget? In welcher Stadt soll die Veranstaltung stattfinden? Welche Art von Veranstaltungsort würde Ihren Bedürfnissen entsprechen? Wer sind die angesprochenen externen Kunden? Welche Art von Veranstaltung zieht die Gäste an? Eine gehobene Cocktailveranstaltung? Abendessen? Spaß und Aktivität? Wer wird aus Ihrem Unternehmen teilnehmen? Warum findet die Veranstaltung statt? Was ist das ultimative Ziel? Wer ist für die Einladung von Kunden und das Management verantwortlich? Schreiben Sie die Antworten auf diese Fragen auf, bevor Sie mit etwas anderem beginnen.

Nachdem Sie das vorgeschlagene Datum ausgewählt und den Ort festgelegt haben, überprüfen Sie nicht nur Ihren eigenen Kalender, sondern auch den Kalender Ihrer Branche und der Location der Veranstaltung. Gibt es zur gleichen Zeit eine Branchenkonferenz? Schulferien, religiöse Feiertage und andere bedeutende Ereignisse können Ihren Besuch sowie die Logistik einer Veranstaltung beeinflussen. Idealerweise sollten Sie Ihre Veranstaltung mindestens acht Wochen vor dem geplanten Termin planen, um die Entwicklung der Einladungsliste zu ermöglichen. "Save the Dates" werden sechs Wochen vor dem Termin gesendet, die Einladungen werden vier Wochen vor Ihrem Termin gesendet und zwei Wochen vor dem Termin mit Erinnerungen.

Während der neueste Club für Ihre Veranstaltung ansprechend sein kann, sollte Ihr Veranstaltungsort Ihr Publikum und den geschäftlichen Zweck der Veranstaltung selbst widerspiegeln. Berücksichtigen Sie das Pendelverhalten in der Stadt in der Ihre Veranstaltung stattfinden soll. In Berlin z. B. ziehen Standorte, die sich in der Nähe von U-Bahn-Linien und Bushaltestellen befinden große Menschenmengen an. Während in Bielefeld die meisten Leute mit dem Auto fahren, werden Orte mit einfachem Zugang zu den wichtigsten Autobahnen bevorzugt. Wenn Sie denken, Sie haben die perfekte Eventlocation gefunden, holen Sie aber noch die Zustimmung Ihres Chefs ein.

So bald Ihre Gästeliste erstellt wurde (eine gute Faustregel ist, eine Abwurfrate von 30% zu erwarten), sollten die Einladungen etwa vier Wochen vor Ihrer Veranstaltung an die Kunden gesendet werden. Wenn Sie weitere Informationen zu bewährten Vorgehensweisen beim Erstellen von Einladungen wünschen, lesen Sie diese Tipps von unseren Veranstaltungsexperten. 

Stellen Sie sicher, dass Ihre Gäste eventuelle Einschränkungen bei der Ernährung einhalten können. Können sie einen Partner oder Geschäftspartner mitbringen? Wenn ja, machen Sie dies klar. Bieten Sie einen Parkservice an? Je mehr Informationen Sie an dieser Stelle zur Verfügung stellen können, desto willkommener fühlen sich Ihre Kunden und desto weniger brauchen Sie, um den Abend der Veranstaltung zu managen!

Wer wird der Hauptkontakt am Veranstaltungsort sein? Wenn Sie nicht an der Veranstaltung teilnehmen, wer wird dann der Ansprechpartner Ihres Unternehmens sein? Was steht auf der Speisekarte? Wird es eine offene Bar geben? Wie werden Sonderwünsche berücksichtigt? Ein „Event-Prospekt“, welcher Kontaktinformationen und spezifische Details der Nacht enthält, legt die Veranstaltung Schritt für Schritt fest. Diese Informationen sind nicht nur potenziell hilfreich für die Gäste, sie garantieren auch, dass Sie und der Veranstaltungsort die Erwartungen und Prozesse für die Veranstaltung vereinbart haben.

Wie bei Ihnen zu Hause, haben Sie eine engagierte Person oder ein Team an der Tür, um Ihre Gäste willkommen zu heißen. Wenn Sie Personen einchecken oder Namensschilder bereitstellen, stellen Sie sicher, dass zwischen dem Eingang und Ihrem Tisch genügend Platz vorhanden ist, um keine Staus am Eingang zu verursachen. Haben Sie einen VIP anwesend? Entscheiden Sie sich im Voraus mit Ihren Geschäftspartnern und Gastgebern, wie die VIP´s begrüßt werden und sorgen Sie dafür, dass sie dem entsprechenden Gastgeber vorgestellt werden.

Stellen Sie Ihren Geschäftskollegen die Gäste vor und stellen Sie sich selbst auch den Gästen vor. Binden Sie Ihre Kunden ein, bleiben Sie jedoch fern von Themen, die Ihr Publikum beleidigen könnte und achten Sie auf die kulturellen Unterschiede Ihrer Gäste. Und vor allem: viel Spaß. Je mehr Spaß die Gäste auf Ihrer Veranstaltung haben, desto wahrscheinlicher werden Ihre Gäste an der nächsten Veranstaltung teilnehmen.

Vergessen Sie nicht, das Ziel zu verfolgen, während Sie nach dem Ereignis glühen. Danken Sie Ihren Gästen für Ihre Teilnahme und senden Sie eine Umfrage, um Informationen und Feedback zur Veranstaltung zu erhalten. Sammeln Sie Feedback von Ihren Kollegen und sprechen Sie darüber, was gut gelaufen ist und was anders hätte sein können.

Werden Sie solch eine Veranstaltung wieder abhalten? Eine andere wie diese? Es empfiehlt sich, ein Portfolio von Veranstaltungsorten oder Veranstaltungstypen zu behalten, die Sie oder Ihr Unternehmen ansprechen.